Verkkosivut ja sähköiset lomakkeet

Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
02.08.2022

1. Rekisterinpitäjä
Yritys: Palveluskunta Oy
Y-tunnus: 0420269-7
Osoite: Isännänraitti 4 B
Postinumero: 48600
Postitoimipaikka: Kotka
Puhelinnumero: +358 (0)45 351 8960
Sähköpostiosoite: toimisto@palveluskunta.fi

2. Rekisteriasioita hoitava henkilö
Yritys: Palveluskunta Oy
Nimi: Laura Lippo
Osoite: Isännänraitti 4 B
Postinumero: 48600
Postitoimipaikka: Kotka
Puhelinnumero: +358 (0)45 351 8960
Sähköpostiosoite: laura.lippo@palveluskunta.fi

3. Rekisterin käyttötarkoitus
Kerättäviä henkilötietoja käytetään:
Rekisteriin syntyy vastaajien henkilötietoja sähköisen asioinnin lomakkeiden sekä asiakaspalautteiden ja yhteydenottopyyntöjen täyttämisen myötä. Lomakkeisiin tallennettuja henkilötietoja käytetään vain siinä käyttötarkoituksessa, johon asiakas on lomakkeen täyttänyt.
Lomaketta täyttäessä on syytä huomioida, että henkilötunnusta tai muuta salassa pidettävää tietoa ei tule laittaa, kuin niille lomakkeille, joissa sitä kysytään.

4. Tietojen keräämisen ja käsittelyn peruste
Yrityksen oikeusperusteena henkilötietojen käsittelyyn on rekisteröidyn antama suostumus tähän verkkosivustolla henkilön lähettäessä lomakkeen täyttämillään tiedoilla yritykselle.

5. Rekisterin tietosisältö
Asiakkaalta kerätään seuraavia tietoja verkkolomakkeessa:

Nimi
Puhelinnumero
Sähköposti
Yhteydenoton aihe
Lisätietoja: vapaa tekstikenttä – asiakkaan vapaasti kirjoittamat lisätiedot
Yhteydenottotapa

6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisterin tiedot saadaan suoraan asiakkailta lomakkeen lähettämisen yhteydessä.

7. Henkilötietojen käsittelijät
Yhteydenottolomakkeen ja sähköisen asioinnin lomakkeiden tietoja käsittelevät ne yrityksen työntekijät, joilla on työtehtäviensä mukaiset oikeudet käsitellä asianomaisten lomakkeiden tietoja.

8. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Osa yrityksen käyttämistä ulkopuolisista palvelun- tai ohjelmistontarjoajista saattavat säilyttää tietoja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolella.
Mikäli tietoja siirretään Googlen palvelimille Yhdysvaltoihin ja tallennetaan siellä, on amerikkalainen yhtiö Google LLC sertifioitu EU:n ja Yhdysvaltojen välisen tietosuojasopimuksen mukaisesti Privacy Shield -järjestelyyn. Lue lisää Privacy Shield -järjestelystä sivustolta: https://www.privacyshield.gov/welcome.
Palveluskunta Oy:llä on oikeus siirtää henkilötiedot kolmannelle osapuolelle yrityskaupan, fuusion tai muun yritysjärjestelyn yhteydessä.

9. Evästeiden (cookies, keksit) käyttö
Käytämme sivustollamme ns. cookie-toimintoa eli evästeitä. Eväste on pieni, käyttäjän tietokoneelle lähetettävä ja siellä säilytettävä tekstitiedosto, joka mahdollistaa internet-sivujen ylläpitäjän tunnistamaan usein sivuilla vierailevat kävijät, helpottamaan kävijöiden kirjautumista sivuille sekä mahdollistamaan yhdistelmätiedon laatimisen kävijöistä. Tämän palautteen avulla pystymme jatkuvasti parantamaan sivujemme sisältöä. Evästeet eivät vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja. Käytämme niitä siten, että voimme tarjota asiakkaillemme kunkin yksilöityjen tarpeiden mukaisia tietoja ja palveluita.

Muilta sivustoilta upotettu tai linkitetty sisältö
Verkkosivustolla voi olla käytössä upotettua sisältöä tai linkkejä muille sivustoille (esimerkiksi videoita, kuvia, artikkeleita, ajanvarausjärjestelmä, toisella sivulla avautuva lomake, jne.). Toisilta sivustoilta tuodun upotetun sisällön avaaminen / tai siirtyminen sivustolta toisella sivustolla olevaan sisältöön on verrattavissa siihen, että vierailija itse kävisi kolmannen osapuolen sivustolla. Nämä sivustot voivat kerätä tietoa, käyttää evästeitä, upottaa kolmannen osapuolen seurantaevästeitä ja monitoroida vuorovaikutusta upotetun sisällön kanssa. Emme ole vastuussa näiden sivustojen sisällöstä tai niihin liittyvien yksityisyyden suojan käytännöistä.
Mikäli sivustolla on käytössä kolmannen osapuolen evästeitä, voit lukea niistä lisää sivustolla olevasta evästekäytännöstä sekä saada lisätietoa, miten voit kieltää evästeet evästeasetuksista.

10. Henkilötietojen säilytysaika
Verkkosivuston lomakkeissa kerättyjä henkilötietoja säilytetään vain tarpeen mukaan.

11. Rekisterin suojaus
Tiedot siirretään suojatun yhteyden ylitse sähköpostipalvelimelle. Rekisterinpitäjä hoitaa rekisterin ja siihen sisältyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti.

Käytämme sivuillamme Google reCaptcha palvelua todentaaksemme lomakkeen käyttäjän olevan oikea ihminen ja välttääksemme turhia (spam) viestejä boteilta. Palvelun käyttäminen edellyttää IP-osoitteen ja mahdollisesti muun datan lähettämistä Googlelle. Käyttäjän IP-osoite lähetetään Googlen palvelimille anonymisoituna. Käyttämällä lomaketta hyväksytte Googlen asettamat ehdot reCaptchan käytöstä. Lisää Googlen tietosuojakäytännöistä voit lukea sivustolta: https://policies.google.com/privacy?hl=fi#infocollect.

Sähköisen lomakkeen kautta annettuja tietoja tallennamme käytössämme olevaan Visma Fivaldi-taloushallinto-ohjelmaan. Lisätietoa löydät täältä: https://www.visma.fi/visma-fivaldi/
Manuaalinen aineisto
Säilytetään lukitussa tilassa.

12. Automaattinen päätöksenteko
Automatisoituja yksittäispäätöksiä (EU:n tietosuoja-asetuksen artikla 22) ei tehdä.

13. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilötietorekisteriin on talletettu. Kirjallinen tarkastuspyyntö tulee lähettää allekirjoitettuna rekisteriasioista vastaavalle henkilölle.
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisten tai vanhentuneiden tietojen oikaisua tai poistamista tai tietojen siirtoa järjestelmästä toiseen. Hänellä on myös oikeus rajoittaa tai vastustaa tietojensa käsittelyä EU:n tietosuoja-asetuksen artiklojen 18 ja 21 mukaisesti.
Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa aiemmin antamansa suostumus tietojen käsittelylle tai tehdä henkilötietojensa käsittelyyn liittyvistä seikoista valitus valvontaviranomaiselle. Rekisteröidyllä on myös oikeus kieltää tietojensa käyttö suoramarkkinointitarkoituksiin.
Markkinointiin liittyvät kieltopyynnöt ja lisätiedot: laura.lippo@palveluskunta.fi

14. Tämän tietosuojakäytännön päivitykset
Voimme päivittää tätä tietosuojakäytäntöä ajoittain.